Warum wir mit agiler Denkweise die Herausforderungen durch COVID-19 meistern

CGI bietet erprobtes Agile Delivery Modell zum Festpreis

Die agile Methode hat grundsätzlich erhebliche Vorteile, die sich jedoch während der Pandemie besonders auszahlen. Wenn in herausfordernden Zeiten viele Dinge unklar sind und sich nichts sicher anfühlt, sorgt Agilität für regelmäßige Muster, um die Arbeit dennoch voranzubringen. Schnelle Adaption an Prioritäten, Vorgehensweisen oder Arbeitsinhalte, die Zerlegung der Arbeiten in kleine Einheiten und die schrittweise Erledigung der Aufgaben im Team bietet die Gelegenheit auch für mögliche Kursänderungen. Außerdem werden in agilen Teams Rollen so definiert und Hierarchien abgebaut, sodass Teammitglieder Entscheidungen sofort treffen und nicht darauf warten müssen, dass sie vom entsprechenden Manager getroffen werden.

Mit der Erfahrung aus zahlreichen Praxisprojekten mit mehr als 5000 zertifizierten SAFe Experten bietet CGI agile Delivery Modelle zum Festpreis, um angesichts der COVID 19 Herausforderungen noch schneller als sonst zu reagieren.

CGI entwickelte auf Basis vielfach durchgeführter digitaler Transformationen wie z.B. die Einführung einer agilen Organisation viele Best Practices und ermöglicht so unseren Kunden eine strukturierte, aber auch individuelle und pragmatische Implementierung.

Was möchte ich erreichen?

Bei der Zielstellung von einer klassischen Linienorganisation mit Wasserfall-Projektstrukturen hin zur Einführung von agilen Projekt-Portfolios gilt es zunächst folgende Fragen zu beantworten:

• Wie kann ich durch den Einsatz von externen Dienstleistern meine agile Transformation im Unternehmen unterstützen?
• Wie kann ich AÜG konform mit meinem externen Beratungsdienstleister zusammenarbeiten und trotzdem noch meine IT-Projekte erfolgreich in Time & Quality umsetzen?
• Wie kann ich dennoch meine Beratungskosten reduzieren?

Kundenbeispiel: Kosten senken und Output erhöhen – dank agilem Festpreis

CGI löste diese typischen zuvor genannten Herausforderungen bei einem großen, internationalen Kommunikationsanbieter im Rahmen der Einführung des agilen Delivery-Modells umfassend.  Bei der Entwicklung des neuen Modells setzte CGI den Fokus zunächst darauf, Projekt-Rollen aus früheren T&M Beauftragungen zu standardisieren und dabei die Kosten für den Kunden zu reduzieren. So werden keine Personen oder Rollen mit dedizierten Tagessätzen mehr angeboten, sondern ausschließlich Services. Die klassischen Rollen wie z.B. Projekt Manager oder Business Analyst werden dazu in definierte Services wie „Agile Project Implementation Service“ bzw. „Agile Requirements Engineer Service“ überführt. Für den Kunden wird eine auf das Deliverable optimierte (Team-) Kapazität  bereitgestellt und die Umsetzungsverantwortung liegt bei CGI statt beim Kunden.

Ein standardisierter Tagessatz wird dabei für die Services zugrunde gelegt, unabhängig von Seniorität und Level. Somit liegt auch die Zusammensetzung des eingesetzten Teams in der Hoheit von CGI, da nur die Lieferleistung, nicht mehr der Weg dorthin, entsprechend geschuldet wird. Die Bestellung der Services gliedert sich in Sprints mit einer Dauer von 2 – 4 Wochen. Für jeden Sprint erhält der Kunde ein Sprint Committment auf die feststehende (Team-) Kapazität. Dies dient als Grundlage für den agilen Festpreis pro Sprint. Der Scope in Form des Sprint-Backlogs kann durch den Product Owner im laufenden Sprint geändert werden, solange die Team-Kapazität konstant bleibt. Auf diese Weise kann das Team sofort starten, auch wenn insbesondere in frühen Projektphasen (z.B. Inception) der Projekt-Scope noch unklar ist. Bereits im ersten Sprint werden Ergebnisse (Increments) geliefert.

Wie kann die (Team-) Kapazität insbesondere bei Projektabwesenheiten aufrecht erhalten werden?

Die agile Delivery Einheit beinhaltet zusätzlich zum Projektteam einen dedizierten Team-Pool mit dem Standard-Skill-Set zur punktuellen Ergänzung im Falle von Kapazitätsengpässen. Im Rahmen der agilen Delivery wird damit sichergestellt, dass die Team-Kapazität konstant bleibt und der Output kontinuierlich mit den Sprints geliefert wird. Gegenüber Wasserfall-orientierten Projektteams erreicht man somit einen höheren Output in der frühen Projektphase.

Agile Methoden konsequent bei der Lieferung der Projekte anwenden und den Kunden durch agiles Coaching begleiten

Das agile Delivery-Modell ist so konzipiert, dass sowohl weiterhin dort wo notwendig Wasserfall-Projekte als auch komplett agil arbeitende Projekte umgesetzt werden können. Bei Wasserfall-Projekten werden die mit dem Kunden abgestimmten Deliverables in das Sprint-Backlog mit Epics und User-Stories überführt. Die Sprints werden im Zeitraum der Beauftragung entlang der Projekt-Meilensteine geplant. Der kundenseitige Projekt Manager fungiert in den agilen Events des CGI-Teams als Product Owner, indem er die Inhalte des Backlogs im Sinne der Projekt-Ziele priorisiert. Am Ende des Sprints erteilt er die Abnahme für die gelieferten User-Stories (Sprint Review Acceptance).

Wenn die kundenseitige Projekt-Struktur bereits agil aufgestellt ist, kann sich das CGI Team direkt an das bestehende Set-up sowie die Sprint-Kadenz angleichen. Die agilen Events werden zusammen mit dem Gesamt-Projektteam durchgeführt.

CGI Mitglieder, die in der agilen Delivery zum Einsatz kommen, sind neben ihrer fachlichen Qualifikation in den Services zusätzlich in der Anwendung der agilen Arbeitsweisen geschult und praxiserprobt. Damit ist sichergestellt, dass die Zusammenarbeit innerhalb der SCRUM-Teams reibungslos funktioniert und es bereits im ersten Sprint zu messbaren Arbeitsergebnissen kommt.

Eine besondere Herausforderung ergibt sich in gemischten Teams aus CGI Team-Mitarbeitern und Kunden-internen Mitarbeitern, die nur rudimentäre oder noch keine Erfahrungen in der Anwendung der agilen Arbeitsweisen mitbringen. Darüber hinaus sollten die agilen Schlüsselrollen wie SCRUM-Master oder Product Owner mit erfahrenen Experten besetzt sein, damit die vorgesehenen Prozeduren und agilen Events professionell und effizient durchgeführt werden und zielgerichtet auf das Minimum Viable Product bzw. das Program Increment hinführen. CGI unterstützt den kundenseitigen Projektleiter mit agilem Coaching im Rahmen des „Agile Change Implementation Service“ mit dem Ziel, agile Projekt-Strukturen nach SCRUM und/oder SAFe zu etablieren. Das Hauptaugenmerk liegt auf der praktischen Umsetzung der agilen Methoden auf allen Projekt-Ebenen. Innerhalb der SCRUM-Teams begleitet der Coach z.B. die Durchführung der agilen Schätzung von Story-Points mithilfe von Planning-Poker. Er unterstützt agile Events auf Programm Ebene und begleitet das Unternehmen bei der Skalierung um typische Fallstricke zu vermeiden. Damit wird die Basis geschaffen, um die agile Transformation erfolgreich in der Kundenorganisation zu implementieren.

AÜG-Compliance out-of-the box

Ein wesentlicher Treiber zur Einführung des agile Delivery Modells ist die Einhaltung der rechtlichen Bestimmungen zum Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) innerhalb der Kundenorganisation.

Mit der Anwendung des agilen Liefermodells ist die Herstellung der AÜG-Konformität bereits gegeben durch die Anwendung von agilen Arbeitsweisen, die jegliche Kennzeichen auf eine verdeckte Arbeitnehmerüberlassung ausschließen. Es gibt keine Arbeit auf Zuruf mehr, keine Arbeitspakete oder Action-Items, die dem Berater aufgetragen werden, sondern nur noch ein Backlog mit allen User-Stories, die der kundenseitige Product Owner im Sprint Planning priorisiert. Die Team-Mitarbeiter nehmen sich dort auf Basis der zuvor durchgeführten Priorisierung eigenständig ihre User-Stories zur Bearbeitung heraus.

Das CGI-Team arbeitet räumlich getrennt von der Kundenlokation und besucht diese nur punktuell z.B. bei Plannings, wichtigen Meetings, Reviews oder Retrospektiven (Inspect & Adapt Sessions). Das Team besitzt immer einen Scrum-Master, der zugleich als SPOC bzw. „Brückenkopf“ für den kundenseitigen Product Owner agiert und sicherstellt, dass die Team-Kommunikation über ihn zum PO abläuft. Die  Team-Mitarbeiter können trotz der räumlichen Trennung von der Kundenlokation auf die Systeme des Kunden (z.B. Outlook, Intranet, DWH, Legacy Systeme) mithilfe einer virtuellen Maschine (Virtual Desktop Infrastructure - VDI) zugreifen. Sie sind damit voll arbeitsfähig, ohne in den Betriebsablauf des Kunden eingebunden zu sein. Auf diese Weise wird mit der Anwendung des agilen Liefermodells sichergestellt, dass sie im Sinne des AÜG deutlich unterscheidbar sind von den internen Mitarbeitern des Kunden.

Mit dem agilen Delivery-Modell sind Projekte kosteneffizient, AÜG-konform und mit schnellen Ergebnissen umsetzbar

Die Erfahrung der vergangenen Jahre in der erfolgreichen Umsetzung des agilen Delivery Service Modells zeigten, dass neben den Vorteilen durch die agile Vorgehensweise auch die Beratungskosten im Vergleich zu T&M Projekten reduziert wurden. Für den Kunden konnte eine agile Sourcing Strategie etabliert werden, mit der er fehlende agile Kapazität mit Hilfe der CGI Services ergänzen konnte.

Die Projekt-Organisation des Kunden ist mittlerweile nahezu vollständig agil aufgestellt, dabei hat das agile Delivery-Modell einen wertvollen Beitrag im Fachbereich des Kunden geleistet.

Erfolgsfaktoren waren dabei das passende Projekt-Setup mit agil erfahrenen Team-Mitarbeitern die Bereitschaft und der Wille der Kundenorganisation, die agile Transformation voranzutreiben sowie die begleitenden Aktivitäten im Zuge des agilen Coachings.

Die anfänglich noch bestehenden rechtlichen Unsicherheiten zur AÜG-Konformität wurden mit dem Operational Model von CGI ausgeräumt, so dass im Rahmen der vertrauensvollen Zusammenarbeit mit dem Kunden die Projekte erfolgreich umgesetzt werden konnten und in Zukunft werden.

Fazit:

Unternehmen, die in den aktuellen Herausforderungen stabil durch die Krise kommen, haben laut unserer jährlichen Kundenumfrage stark in Innovationsmanagement und Geschäftsagilität investiert. Es ist daher sehr wahrscheinlich, dass diese Organisationen besser darauf vorbereitet sind, in schnell verändernden Zeiten schneller zu reagieren, sich zu erholen und neu zu erfinden. Agile Festpreis Delivery Modelle ermöglichen, mit planbaren Kosten und gezielten Umsetzungsvorhaben von dieser Flexibilität und Stabilität zu profitieren. 

Respond. Rebound. Reinvent.

Vertrauen Sie auf uns, wenn es darum geht, gemeinsam mit Kunden praktische Lösungen zu entwickeln, um komplexe Herausforderungen zu lösen. Während der Pandemie helfen unsere Experten vor Ort in über 400 Niederlassungen gemeinsam mit unseren globalen Ressourcen ihren Kunden, um auf beispiellose Herausforderungen zu reagieren, sich effektiv zu erholen und Arbeitsweisen neu zu erfinden. Wir fühlen uns verpflichtet, unsere Kunden und die Gesellschaft, in der wir leben und arbeiten, zu unterstützen. Mehr hierzu erfahren Sie unter de.cgi.com/3R oder unter cgi.com/3R.