In digitalen Produktions- und Geschäftsprozessen nutzen Unternehmen in immer stärkerem Maße intelligente Automatisierungssysteme. Eine Schlüsselrolle nimmt dabei die Robotic Process Automation, kurz RPA, ein. Mit diesen Softwarerobotern können zeitraubende Aufgaben etwa im Service beschleunigt werden. Dabei muss die Entwicklung einer RPA-Lösung nicht einmal lange dauern.
Wirtschaftlich herausfordernde Zeiten betreffen nahezu alle Unternehmen. Der damit oft verbundene Nachfragerückgang zwingt viele Unternehmen zu Produktivitätsverbesserungen, um Kosten einzusparen. Eine Maßnahme ist beispielsweise die Einführung von Kurzarbeit. Andere Unternehmen erfahren in einer Krise aufgrund eines veränderten Nutzungs- und Verbraucherverhaltens eine deutliche Nachfragesteigerung. In beiden Fällen kann es zu personellen Engpässen kommen, und viele Aufgaben, vor allem im administrativen Bereich, werden entweder nicht oder nur mit Verzögerung durchgeführt. Entlastung kann eine Robotic-Process-Automation (RPA)-Lösungen bieten. Dabei handelt es sich um einen Bot, der wiederkehrende, regelbasierte, manuelle Tätigkeiten übernehmen kann – etwa Informationen aus unterschiedlichen Datenbanken abrufen oder die Wartungsberichte an verschiedene Systeme und Abteilungen weiterleiten.
In vier Schritten implementiert
Eine strategische und nachhaltige RPA-Implementierung erfolgt üblicherweise in den vier Stufen Proof of Concept (PoC), Pilot-Phase, Aufbau einer RPA-Factory und Etablierung einer übergreifenden Integration von Automationslösungen. In der Proof-of-Concept-Phase werden die Herausforderungen eines Unternehmens analysiert und die RPA-Ziele definiert, etwa ob die Einführung eine einmalige, schnelle Hilfe darstellen soll oder einen strategischen Charakter hat. Nach der Identifikation und Umsetzung eines ersten PoC-Prozesses sollten eine Automatisierungsstrategie festgelegt und die Implikationen einer RPA-Implementierung ermittelt werden. Im zweiten Schritt geht es um die Pilotierung bzw. Implementierung. Wichtig ist dabei die Integration der Mitarbeiter, die an RPA-Technologie herangeführt werden müssen, um mögliche Vorbehalte zu beseitigen. In einem RPA-Projektteam sollten daher immer unterschiedliche Abteilungen und Rollen vertreten sein – von der Geschäftsführung und dem Betriebsrat über Abteilungsleitungen und Fachbereiche bis zu den Organisationseinheiten in den Bereichen Data Science, Prozessmanagement oder IT. Konkret geht es um die Analyse einiger Prozesse und die Entwicklung der dafür geeigneten Roboter sowie die Erstellung eines Automationsbacklogs. Sind die Software-Roboter entwickelt, werden sie getestet und schließlich live gestellt und operativ überwacht. Im dritten Schritt erfolgt der Aufbau einer RPA-Factory. Dabei werden das operative Modell geschärft, das Automationsbacklog umgesetzt sowie KI-Potenziale identifiziert. Im vierten und letzten Schritt geht es dann um den Einstieg in die KI-Welt. Dazu gehören die übergreifende Integration von Automationslösungen, die Erweiterung bestehender RPA-Roboter zu KI-Virtual-Agents und letztlich das Erschließen von End-to-End-KI-Potenzialen in den Geschäftsprozessen.
Ein Bot im Service
Ein typischer RPA-Anwendungsfall im IT- und Produktionsumfeld ist die Bearbeitung von Service-Tickets. dabei übernimmt der Bot die Aufgaben eines Mitarbeiters. Dazu meldet sich der Bot im System an und startet das E-Mail-Programm. Er prüft dann das E-Mail-Postfach auf eingegangene Mails und öffnet gegebenenfalls eine E-Mail. Deren Anhang wird mittels Optical-Character-Recognition (OCR)-Technologie gescannt. Der Softwareroboter liest den Text aus und übermittelt ihn an weiterverarbeitende Systeme oder Tools wie SAP oder Excel. Die E-Mail wird gespeichert bzw. archiviert und eine Mitteilung über den Abschluss des Prozesses versendet. Der Bot schließt das Programm und meldet sich wieder ab.
Schnell zur RPA-Lösung
Nicht jedes Unternehmen wird unmittelbar mit einer strategischen und nachhaltigen großen RPA-Implementierung starten, die Technologie kann daher auch in kleinen Projekten zum Einsatz kommen, die bereits innerhalb einer Woche erstellt werden können. dazu muss die RPA-Technologie lediglich auf einem handelsüblichen Notebook installiert werden. Dieses Notebook wird dann in die IT-Landschaft des Unternehmens eingebunden, ohne Eingriff in die bestehende Anwendungs- und Systemlandschaft. Ein Projektteam wird zusammengestellt, dass sich mit der Auswahl und Auswertung eines Prozesses beschäftigt. Ein Use Case wird entwickelt, der Bot wird getestet, in Betrieb genommen und überwacht. Anwendungsfälle für einen schnell einzusetzenden Bot finden sich in produzierenden Unternehmen beispielsweise in der Kunden- und Partnerbetreuung: von der Aktualisierung von Kundendaten und der Bearbeitung von Lieferantendaten und Bestellungen über den automatisierten Versand von Unterlagen an Kunden und Geschäftspartner bis zur Erstellung von Rechnungen, Statistiken oder Auswertungen.
Den Einstieg wagen
Ein einfacher ‚Fast Lane‘-Bot kann als schnelle Hilfe dienen, um Unternehmen Entlastung in schwierigen Zeiten oder Situationen zu bieten. Anwender erhalten dadurch kurzfristig neue Freiräume für wertschöpfendere Aufgaben. Außerdem kann ein einzelner Bot für Unternehmen und anderen Organisationen ein erster Schritt in die RPA-Welt und der Startpunkt für die Umsetzung einer umfassenden RPA-Strategie sein. Mit einer strategischen Verankerung von RPA im Unternehmen ist auch die Basis für den Einstieg in viele andere Technologien etwa um KI oder Smart-Data geschaffen – und damit für die Umsetzung einer langfristigen Digitalisierungs- und Agilisierungsstrategie.
