Kurze Vorbereitung, schnelle Lösung!

Retros oder auch Retrospektiven sind keine langweiligen langen Stunden-Meetings wie sie im ersten Anschein immer dargestellt werden. Es gibt tausende und dazu noch anpassbare Methoden, Retros spannend und produktiv umzusetzen und das nur mit kleinen Hilfsmitteln, die wenig Zeit in Anspruch nehmen.

Heute werden wir die Retro Round mit einem praktischen Beispiel verknüpfen. Dabei wird ein realistisches Beispiel, der Ablauf einer Retro innerhalb eines E-Commerce Unternehmens, präsentiert.

Die Retro

Die Retro in unserem Beispiel wird alle zwei Wochen bei einem Sprint von zwei Wochen kurz vor dem nächsten Sprint Planning in einem Zeitraum von zwei Stunden durchgeführt. Dabei wird die Retro in drei Teile gesplittet, die Einleitung, die Maßnahmenanalyse und der Abschluss.

Die Einleitung
Die Einleitung dient zur Abholung des Teams und Zielsetzungsdarstellung des Meetings. Dabei werden die Maßnahmen aus dem vorherigen Sprint besprochen, ggf. auf erledigt gesetzt oder in den nächsten Sprint übernommen.

Die Maßnahmenanalyse
Die Maßnahmenanalyse dient zur Bewertung der Umsetzung, Analyse von Risiken, Problemen, Ängsten, Konflikten und weiteren Störungsfaktoren sowie aber auch Darstellung positiver Veränderungen und Erfahrungs-/Lernkurvendarstellung.

Der Abschluss
Der Abschluss dient zur Entwicklung geeigneter Maßnahmen, der vorher in der Maßnahmenanalyse resultierenden Ergebnissen sowie Abschluss & Feedback der Retro.

Wie baue ich eine Retro schnell und einfach auf? (Praxisbeispiel)

Fakten:

  • Team: 1 Externes Team (5 MA), 1 Internes Team (10 MA)
  • Scrum Master: generell Product Owner im externen Team
  • Schwierigkeit: Ersatzrolle und neue Retromethoden müssen von beiden Teams akzeptiert werden
  • Zeitraum: 1 Tag Vorbereitung für 2 Retros
  • Retrozeitraum: 2 Stunden

Mittlerweile gibt es tausende von Retromöglichkeiten, wobei nicht nur der Zeitpunkt einer Retro, die Aufteilung sowie auch die Umsetzung sehr variabel und flexibel anzupassen sind. Klar gibt es immer wieder Empfehlungen, wie eine Retro umgesetzt werden soll, doch jedes Team, jedes Unternehmen ist anders und individuell, somit sollte auch die Retro individuell an diese Struktur angepasst werden.

Durch die zuvor benannten Fakten und der kurzfristigen Zuweisung der Ersatzrolle, sind die Werte, auf, die sich der Ersatz Scrum Master beziehen muss: schnell, einfach, unkompliziert, klar und transparent mit direkter Maßnahmenentwicklung.

Folgende Methoden wurden deshalb ausgewählt und auf das Team entsprechend angepasst:

EINLEITUNG:

Nach einer Begrüßung im Team werden an einem Task Board die vorherigen Maßnahmen besprochen und entsprechend des neuen festgelegten Status auf „erledigt“ gesetzt oder in den nächsten Sprint integriert. Dabei hat jedes Teammitglied zu jeder Maßnahme die Möglichkeit, seine Meinung wieder zu geben. Von insgesamt 6 vorherigen den nächsten Sprint Nr. “198“ mit übernommen.

Um die aktuelle Stimmung im Team zu analysieren, wurde ein Stimmungsstrahl von einem positiven bis hin zu einem negativen Smiley an die Wand gebracht. Jeder musste einen Smiley malen und ihn entsprechend der Stimmung in die jeweilige Richtung setzen. Es führt dazu, dass die aktuelle Stimmungslage transparent dargestellt wird und allen im Team bewusst wird.

Retro: Einleitung

HAUPTTEIL:

Damit wir Konflikte, Probleme und Erfolge analysieren und sichtbar machen können, beginnen wir zuerst mit einer Analyse der User Storys aus dem aktuellen Sprint. Hierbei werden alle User Storys durchgeschaut, indem wir diese per Beamer an die Wand projizieren, wo jedes Teammitglied Einblick draufhat und Erinnerungen über die erledigten Aufgaben erhält. Ziele sind, Verbesserungen zu entwickeln sowie Erfolge sichtbar und Transparenz zu machen.

Wir setzen hier auf die „Setze Kurs“ Methode. Es wird ein Quadrant an der Wand gezeichnet, welche die Bereiche „Schatz in Sicht“, „Felsen in Sicht, „Kurs beibehalten“ und „Kurs ändern“ umfasst. Dabei gehen wir beim ersten Quadranten darauf ein, Ideen zur Optimierung und Themen wo wir Lust haben diese umzusetzen zu entwickeln. Der zweite Quadrant stellt unsere Befürchtungen mit Blick auf die Zukunft (Ungewissheit/ Sorge im Team) dar. Der dritte Quadrant kennzeichnet Themen und Prozesse, welche aktuell gut laufen und so beibehalten werden sollen. Der vierte und somit letzte Quadrant wird genutzt um Themen und Prozesse, welche aktuell nicht gut laufen und durch eine Kursänderung angepasst werden sollten aufzulisten.

Retro: Hauptteil

In einem Zeitraum von 10 Minuten haben die Teammitglieder Zeit, Ihrer Meinungen zu jedem Quadranten auf einem post-it zu schreiben und nach dem Timeboxing mit Erläuterung die Ergebnisse an der Wand zu präsentieren. Zusätzlich besteht eine Retro-Box in dem Team, wo Informationen, Ideen und Probleme während des Sprints reingeworfen werden. Diese werden in dem jetzigen Zeitpunkt mit dem Team gemeinsam in die Quadranten entsprechend sortiert aufgehängt. Wenn alle Zettel an der Wand sind, werden die Themen vom Scrum Master geclustert. Danach hat jedes Teammitglied 5 Minuten Zeit, mit einer Kapazität von 4 Punkten die Themen zu priorisieren, über die wir im weiteren Verlauf dann Maßnahmen entwickeln und somit ein Ranking entwickelt wird.

ABSCHLUSS:

Nachdem diese fünf Minuten vorüber sind, wird durch den Scrum Master die priorisierten Themen nochmal strukturiert dargestellt und mit den hochpriorisierten Themen innerhalb einer 5 Minuten Diskussion (pro Thema 5 Minuten) gestartet. Ziel der Diskussion ist es, Maßnahmen zu diesem Thema für den aktuellen Sprint (ggf. weiteren Zeitraum) zu erstellen. Nach fünf Minuten wird kurz vom Scrum Master nach der Relevanz weiterer Diskussion nachgefragt und mit Daumen Hoch oder -Runter im Team für das weitere Vorgehen entschieden. Dies wird so lange umgesetzt bis entweder keine Themen mehr verfügbar sind oder die Zeit 10 Minuten vor Ende der Retro umgesetzt wurde.

Die letzten 10 Minuten werden für ein Feedback der aktuellen Retro verwendet. Dabei wird besonders auf die Optimierung weiterer Retros bedacht und somit das Team integriert. Diese Mal wurde die Methode „Kenne dein Meme“ verwendet. Dabei geht es darum, wie jedem Teammitglied die aktuelle Retro gefallen hat. Vorab wurde das Team darüber informiert bei dieser Retro ein mobile Device mitzubringen. Jede Person hat jetzt drei Minuten Zeit ein Meme oder Gif zu suchen, die seine aktuellen Gefühle und die Retroumsetzung beschreibend darstellt. Nach drei Minuten geht es reihum, wo jeder Teilnehmer sein Meme präsentiert und kurz beschreibt, warum sie es ausgewählt hat.

Das Resultat war bei 12 Personen sehr gut und 3 mal Mittel. Auch hierbei wird wieder kenntlich gemacht, dass es viele Methoden der Retroumsetzung gibt, es aber nicht jedem gefallen muss. Wichtig dabei: es muss nicht jedem gefallen! Retros sollten abwechslungsreich gestaltet werden, damit sie nicht zu einer Standardstruktur gelebt werden und immer wieder auf Neugier treffen.


Die Retro-Serie im Überblick

Über diesen Autor

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Alexander Behncke

Senior Consultant

Alexander Behncke weist als Agile Coach und Projektmanager rund 10 Jahre Berufserfahrung – meist in Großkonzernen - vor. Sein Tätigkeitsschwerpunkt liegt im Projektmanagement und dort speziell in der Anwendung und Weitergabe agiler Praktiken. Aufgaben in seinen letzten Projekteinsätzen waren unter anderem: Aufbau und Coaching ...

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