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Jedes Beratungsunternehmen hat ein großes Portfolio an Maßnahmen, das es für Change Management empfiehlt und einsetzt. Für jede Veränderung ist etwas dabei. Warum ist es dennoch schwierig, passgenau vorzugehen, und wie kann Design Thinking hier unterstützen?

Design Thinking und Change Management spielen in Organisationen eine immer bedeutendere Rolle, um die digitale Transformation erfolgreich zu meistern. Üblicherweise werden Design-Thinking-Workshops organisiert, um neue Produkte oder Dienstleistungen zu entwickeln. Doch auch bei der Konzeption von Maßnahmen des Veränderungsmanagements können Change Manager vom Design Thinking eine Menge lernen. Zwei Punkte sind hier besonders entscheidend: Durch Design Thinking konzipiert man erstens alle Maßnahmen aus der Brille des Betroffenen und setzt zweitens darauf, diese zunächst prototypisch zu testen, bevor etwas im Großen realisiert wird.

Klar, Change Management hat schon immer den Menschen in den Mittelpunkt gerückt, schließlich sollen im Rahmen von Veränderungsprojekten hier die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mitgenommen werden. Aber wurde der vom Change Betroffene auch bereits in der Planungsphase eingebunden? Das ist heute noch immer eher selten der Fall. Die Konzepte von Change-Management-Maßnahmen sollte daher eine möglichst heterogene Gruppe erarbeiten, in der auch Betroffene dabei sind. Damit wird sichergestellt, dass die Maßnahmen auch bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern richtig ankommen.
Idealerweise umfasst die Gruppe nicht mehr als acht Teilnehmerinnen und Teilnehmer. Sie sollte aber so heterogen wie nur möglich sein und möglichst alle Stakeholder-Gruppen beinhalten. Natürlich macht man es sich als Change Manager nicht einfach, wenn man auch aus der Gruppe der schärfsten Kritiker einer Veränderung jemanden einlädt. Hier haben wir bisher aber sehr gute Erfahrungen gemacht. Denn wer Kritik übt, hat einen Standpunkt, hat sich nicht in die innere Emigration zurückgezogen und ist emotional mit der Einrichtung oder dem Unternehmen stark verbunden. So lassen sich verschiedene Sichtweisen einbauen und die Maßnahmen deutlich besser planen. Diese werden dadurch übrigens in der Regel auch kreativer, sind individuell auf die Organisation, die Mitarbeitenden sowie das Projekt abgestimmt und gehen weit über einen Intranet-Auftritt, Schulungen und Workshops hinaus.

Prototypen helfen, Ressourcen zu sparen

Ein zweiter Vorteil vom Einsatz von Design Thinking bei der Konzeption von Change-Management-Maßnahmen ist, dass hier relativ schnell ein Prototyp entsteht, der anschließend getestet wird. Dies ergibt auch für Change Management einen Sinn. Statt für eine ganze Organisation Maßnahmen auszurollen, sollten diese in einem kleinen Rahmen getestet werden. Man hat dadurch immer die Option, wieder zurückzuspringen und hält nicht krampfhaft an Ideen fest, die bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern nicht auf das gewünschte Ziel einzahlen. Dies hilft, finanzielle und zeitliche Ressourcen zu schonen.Oftmals wird – beispielsweise bei der Einführung einer neuen Software – viel zu schnell damit begonnen, für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Schulungen anzubieten. Diese sind natürlich sehr wichtig. Wenn allerdings vorher bei den Mitarbeitenden kein Bewusstsein geschaffen worden ist, warum diese neue Software eingeführt wird, und wenn auch der Wunsch nicht geweckt worden ist, hier aktiv mitzuwirken, sind die Schulungen nicht effizient genug. Es geht außerdem nicht nur darum, mit Fakten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von der Notwendigkeit eines Wandels zu überzeugen, sondern sie auch emotional mitzunehmen. Ob dies gelingt, lässt sich durch einen prototypischen Prozess ebenfalls sehr gut testen. Anschließend lassen sich die prototypisch erprobten Maßnahmen auf größere Bereiche einer Organisation ausrollen.

Wir haben dies beispielsweise im Rahmen der Einführung von New-Work-Arbeitsweisen für einen unserer Kunden im Bereich der öffentlichen Verwaltung in dieser Form sehr erfolgreich umgesetzt. Durch die Beteiligung von zwei Pilotteams waren wir in der Lage, erforderliche Change-Management-Maßnahmen deutlich passgenauer zu konzipieren und „am lebenden Objekt“ zu lernen. In einigen Punkten mussten wir zusätzliche Formate (wie Workshops) dazu nehmen, um die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter noch stärker zu beteiligen. Andere Maßnahmen haben sich wiederum in diesem konkreten Kontext, der Einführung von Multispace-Arbeitsplätzen, als weniger wirkungsvoll herausgestellt und konnten gestrichen werden. Dies hat Ressourcen für andere Themenstellungen freigesetzt.

Da im Projektbudget noch zu häufig zu wenig Geld für Change Management vorgesehen ist, sollte dieses möglichst zielgerichtet ausgegeben werden. 20 Prozent eines Projektbudgets – so die Faustformel – sollte für Maßnahmen des Veränderungsmanagements ausgegeben werden. Am Ende zahlt sich jeder Euro, den man in Veränderungsmanagement steckt, mehr als doppelt aus: Projekte scheitern deutlich seltener, Unternehmen und Behörden verlieren weniger Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die innerlich oder tatsächlich kündigen, und die neue Arbeitsweise wird deutlich schneller Alltag, als dies ohne Change Management der Fall wäre. Je besser man dies – beispielsweise mit Design-Thinking-Ansätzen – vorher dann auch noch plant, umso höher ist hier der Effekt.

Über diesen Autor

Prof. Markus Kaiser

Prof. Markus Kaiser

Executive Consultant

Als Executive Consultant berät Markus Kaiser seine Kunden bei den öffentlichen Verwaltungsorganisationen und im Media Bereich mit den Schwerpunkten Change Management, Kommunikation, Social Media, Innovationsmanagement und Leadership. Sein Spezialgebiet ist Change Leadership. Gemeinsam mit einer CGI Kollegin hat er das 7+3-Change-Management-Modell entwickelt, ...

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