Keine Angst vor Sonderprüfungen

Prüfungen machen nervös: Man will ja keine falschen Antworten geben. Deswegen ist eine gute Vorbereitung das A und O. Dies gilt auch, wenn nach § 44 Absatz 1 des Kreditwesengesetzes (KWG) eine Sonderprüfung ins Haus steht.

Sie wird von der Aufsicht angeordnet und meist von der Deutschen Bundesbank oder Wirtschaftsprüfungsgesellschaften (im Auftrag der Aufsicht) durchgeführt. Damit die aufsichtsrechtliche Prüfung nicht das tägliche Business beeinträchtigt, sollte das betroffene Institut sich rechtzeitig externer Unterstützung versichern. CGI bietet ein umfassendes Coaching von der Vorbereitung bis zur eventuellen Nachprüfung.

Drei verschiedene Sonderprüfungen

Bei den Sonderprüfungen wird unterschieden zwischen den antragsgetriebenen, den anlassbezogenen und den turnusmäßigen Sonderprüfungen. Im ersten Fall prüft die BaFin nur auf Antrag eines Instituts. Dazu gehören vor allem die Abnahmeprüfungen interner Risikomessverfahren der Institute wie etwa Ratingsysteme im Kreditgeschäft nach dem IRBA (Internal Ratings Based Approach), der fortgeschrittenen Messmethoden operationeller Risiken nach dem AMA (Advanced Measurement Approach), den Marktrisikomodellen oder den internen Verfahren zur Messung von Liquiditätsrisiken. Anlassbezogene Prüfungen erfolgen aus einem konkreten Beweggrund – etwa um Hinweisen („Moniten“) aus dem Bericht des Jahresabschlussprüfers nachzugehen (meistens im Kontext von MaRisk und BaiT). Turnusmäßige Sonderprüfungen fallen dann an, wenn gesetzlich vorgeschriebene Prüfungsintervalle vorliegen.

Prüfbericht mit Mängelliste

Sonderprüfungen können in Aufbau- und Funktionsprüfung unterteilt werden.

• Aufbauprüfungen können als Soll-Soll-Vergleich umschrieben werden, da an dieser Stelle ein Abgleich der aufsichtsrechtlichen Grundlagen und der institutsinternen Vorgaben erfolgt.
• Funktionsprüfungen können im Vergleich dazu als Soll-Ist-Vergleich umschrieben werden. Dabei handelt es sich um einen Abgleich der institutsinternen Vorgaben mit den operativen Prozessabläufen innerhalb des Instituts.

Nach erfolgter Prüfung bzw. während der Prüfung wird ein Prüfungsbericht erstellt. Dieser beinhaltet den Prüfungszeitraum, den Schwerpunkt der Prüfung sowie die festgestellten Mängel. Bei den festgestellten Mängeln wird eine Klassifizierung von F0 (keine Mängel) bis F5 (nicht anwendbar) vorgenommen. Die Klassifizierung ist für das geprüfte Institut ein Indikator, welche Themen/Mängel als erstes angegangen werden müssen/sollten - es gibt eventuell „Nachschauprüfungen“ seitens der Aufsicht.

Die Herausforderungen

Wenn eine Sonderprüfung in einem Kreditinstitut ansteht, ist aufgrund der (häufig) kurzfristigen Ankündigung „Eile geboten“. Zusätzliches Problem: Der Prüfungsschwerpunkt ist meistens nicht direkt erkennbar. Daher sollten die folgenden Aufgaben im Vorfeld gelöst werden:

• Herstellung der „Prüfungsfähigkeit“ neben dem „Daily Business“
• Benennung der Ansprechpartner sowie deren Vertreter
• Bereitstellung der „ersten“ Unterlagen (in der Regel innerhalb von zwei Wochen)
• QS der Unterlagen bzw. wer (welche Person) gibt die Unterlagen „frei“
• Herstellung von Unterlagenzulieferungen (z.B. binnen 24 Stunden)
• Klärung, wie Unterlagen weitergegeben werden (z.B. DataRoom)
• Unterbringung der Prüfer („Prüferbüro“)
• Terminierung der „Interviews“
• Organisation von täglichen Stand-Up-Meetings (am besten jeden Morgen um eine feste Uhrzeit)
• „Coaching“ der Mitarbeiter vor „Interviewterminen“

Die Leistungen von CGI

Wir kümmern uns um die Bereitstellung und Leitung des Prüfungsoffices, wobei der Prüfungsleiter immer seitens des Kunden gestellt werden sollte. Das Office wird von uns besetzt. Wir organisieren die Termine, übernehmen die Koordination der Unterlagen (Verwaltung des DataRooms) und prüfen die Unterlagen auf ihre Validität. Die Nachverfolgung der Unterlagen bzw. die Anforderung und Weiterleitung an die Prüfer erfolgt immer über das Prüfungsoffice. Unsere Experten coachen die Mitarbeiter und agieren als allgemeiner Ansprechpartner für die „Prüfer“. Damit entlasten wir Ihre Mitarbeiter und sorgen für die Sicherstellung des Geschäfts- und Projektbetriebs.