Payment Factory professionalisiert Cash Management für Konzerne

Zentralisierung aller Zahlungsströme auf Holding- oder Konzernebene

Insbesondere erfolgreiche und große Unternehmen setzen in der Regel vor allem auf Wachstum. Sie nutzen dabei die Möglichkeiten des Cash Managements selten vollständig aus. In der Folge türmen sich auf manchen Konten die Überschüsse, bei anderen hingegen müssen Überziehungen mit kurzfristigen Krediten ausgeglichen werden. Dabei gehört die Steuerung der Liquiditätsströme aus ein- und ausgehenden Zahlungen zu den täglichen Aufgaben von Treasurern. Wenn diese mittels professionellem Cash Management auf Anhieb in der Lage sind zu erkennen, wie viel Liquidität in ihrem Unternehmen tatsächlich vorhanden ist, können sie mit den auf einem Konto erzielten Überschüssen eventuelle Überziehungen von anderen Konten ausgleichen. Dadurch lässt sich die Finanzierungssituation in einem Unternehmen deutlich verbessern. Gemäß dem Leitsatz „Cash ist King“ ist das gerade in unsicheren Zeiten, wie zum Beispiel bei einer Finanzkrise, von Vorteil.

Für eine generelle Optimierung des Cash Managements gibt es zahlreiche Lösungen. Neben dem nationalen, europäischen oder internationalen Cash Pooling ist das die Payment Factory. Dabei hängt die Wahl der geeigneten Lösung von verschiedenen Faktoren ab, wie zum Beispiel der Struktur, Kultur und Größe des Unternehmens. Die Payment Factory ermöglicht vor allem großen Unternehmen und Konzernen, ihr Liquiditätsmanagement zu verbessern.

Payment Factory erhöht Transparenz und Effizienz

Möglich ist das, indem alle Zahlungsströme eines Unternehmens auf Holding- oder Konzernebene in der Payment Factory zentralisiert werden. Das heißt, die Niederlassungen oder Tochtergesellschaften eines Konzerns wickeln ihre Zahlungsströme nicht individuell über ihre jeweiligen Hausbanken ab. Sie liefern die Daten stattdessen an die Payment Factory, die sich um die Weiterverarbeitung kümmert. So sind zum einen die unterschiedlichen Zahlungsströme transparent. Zum anderen werden Bankgebühren, administrativer Aufwand und Liquiditätspuffer reduziert.

Die Zentralisierung der Zahlungsströme ermöglicht Konzernen, ihre Konten und Bankbeziehungen zu reduzieren. Das erhöht die Sicherheit und Transparenz und führt zu einem optimierten Cash- und Liquiditätsmanagement für die Treasury. Aufwände können reduziert, Kosten eingespart und die Effizienz gesteigert werden. Die Anzahl der Zahlungsapplikationen und –formate sinkt und die Kommunikationswege innerhalb des Konzerns lassen sich verkürzen. Außerdem können Prozesse optimiert und automatisiert sowie End-to-End-Prozesse realisiert werden. So können Konzerne den Datentransfer und den Zahlungsverkehr unterschiedlicher Banken der Tochtergesellschaften reduzieren und zentralisieren.

Von grundlegender Bedeutung ist dabei die vollständige Zentralisierung. In vielen Konzernen ist genau das eine große Herausforderung: Sind die Zahlungsströme nicht vollständig zentralisiert, können Probleme auftreten, unter anderem in der Sicherheit. Dadurch können wiederum höhere Aufwände entstehen.

Payment Factory professionalisiert Cash Management für Konzerne

In diesem Zusammenhang ist der ISO-20022-Standard ein zentraler Baustein, um das Cash- und Liquiditätsmanagement effizienter zu gestalten.

ISO-20022-Standard schafft Voraussetzungen für die Payment Factory

Der ISO-20022-Standard wird auch als UNIFI-Standard (UNIversal Financial Industry message scheme) bezeichnet. Damit wird eine weltweite Angleichung von bestehenden und neuen Nachrichtenstandards aus verschiedenen Bereichen des Finanzwesens angestrebt. Er umfasst Regelungen in den Bereichen Zahlungsverkehr, Treasury, Wertpapierbereich und Außenhandelsfinanzierung.

Der ISO-20022-Standard ermöglicht, die Datenübertragung zu automatisieren, sodass sie ohne Medienbruch innerhalb der Prozesskette eines Unternehmens funktionieren kann. Die so geschaffenen End-to-End-Prozesse ermöglichen echte Transparenz: Die sogenannten Ultimate-Felder für Auftraggeber und Zahlungsempfänger lassen „On-behalf-Zahlungen“ zu. Das sind Zahlungen oder Überweisungsaufträge, die durch eine dritte Instanz im Auftrag des Zahlungspflichtigen initiiert werden. Die Ultimate-Felder sind somit Grundvoraussetzung für eine gut funktionierende Payment Factory, denn diese führt Zahlungen für die jeweiligen Tochtergesellschaften innerhalb eines Konzerns „on behalf“  - also im Auftrag – aus. Die Abwicklung der Zahlungen kann dabei über zentrale Konten des Konzerns oder der Payment Factory erfolgen. Der ISO-20022-Standard sieht die Ultimate-Felder in allen relevanten Meldungen vor, inklusive Zahlungsauftrag, Interbank-Meldung und Kontoauszug. Dadurch wird schließlich ein End-to-End-Transport der Informationen gewährleistet.

Vier Voraussetzungen als Grundlage für die Payment Factory

Konzerne, die ihren Zahlungsverkehr in einer zentralen Einheit bündeln, brauchen zukünftig keine Erlaubnis von der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin). Hintergrund ist das am 13. Januar 2018 in Kraft getretene Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz (ZAG). Damit können Unternehmen Payment Factorys nutzen, ohne einen aufwendigen Lizensierungsprozess durch die BaFin durchlaufen zu müssen. Voraussetzung ist allerdings, dass die zentralisierten Cash-Management-Systeme die folgenden vier Anforderungen erfüllen:

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Dabei gilt der Vertragsabschluss mit allen Tochtergesellschaften, welche die Dienste einer Payment Factory nutzen, als rechtliche Grundlage. Sie stellt dabei 50 Prozent der Erfüllung aller vier Anforderungen dar. Erst wenn die Verträge vorliegen, ist es sinnvoll, Zahlungsvorgänge zu dokumentieren, Richtlinien zur Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen zu erstellen und beides in regelmäßigen Abständen zu überprüfen.

Sofern Unternehmen diese vier Bedingungen erfüllen, müssen sie keine Erlaubnis erwerben und sind von der Beaufsichtigung durch die BaFin befreit. Die Anforderungen gelten allgemein als State of the Art und werden in vielen Unternehmen bereits überwiegend berücksichtigt. Dennoch sollten Treasurer ihre Prozesse im Zahlungsverkehr, die Dokumentation sowie interne Kontrollen regelmäßig überprüfen. So entspricht beispielsweise die vertragliche Berichterstattung den gängigen Governance-Prinzipien. Auch die steuerlichen Aspekte sollten angemessen berücksichtigt werden. Eine nachvollziehbare Abbildung der Zahlungsvorgänge entspricht den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung und ein Meldewesen zur Erfüllung der AWV-Meldepflichten (Außenwirtschaftsverordnung, betrifft Überweisungen ins Ausland oder aus dem Ausland) sollte installiert sein. Auch die Konzentration von Liquidität im Konzern sollte bereits in einem funktionierenden Cash Management berücksichtigt werden.

Neu sind allerdings die Prüfung durch die BaFin, ob diese Anforderungen tatsächlich erfüllt werden, sowie die drohende Folge, falls dies nicht der Fall ist: Sie besteht in einer Regulierung. In diesem Fall muss die ausführende Konzerngesellschaft ihr Geschäft einstellen oder eine Erlaubnis beantragen. Zudem drohen eine Untersagungsverfügung und staatsanwaltschaftliche Maßnahmen.

Die Payment Factory fällt nur dann unter das sogenannte Konzernprivileg des ZAG, wenn die genannten vier Voraussetzungen erfüllt sind. Sofern noch nicht geschehen, sollten Konzerne ihre Cash-Management-Systeme sowie Treasury-Prozesse auf die genannten Anforderungen hin untersuchen, Maßnahmen umsetzen und dies dokumentieren. Damit wird für den Fall einer Anfrage von Seiten der Aufsicht oder bei Prüfungen eine höhere Beweisfähigkeit hergestellt.

CGI unterstützt Konzerne beim Aufbau einer Payment Factory

Die Payment Factory bietet Konzernen eine Möglichkeit, durch die Zentralisierung der Zahlungsströme das Potenzial ihres Cash Managements voll auszuschöpfen. CGI unterstützt Unternehmen durch Beratung dabei, die Möglichkeiten und Herausforderungen einer Payment Factory zu erkennen und das vollständige Potenzial auszuschöpfen. So lassen sich mit detaillierten und aussagekräftigen Impact-Analysen die Chancen, Risiken und Handlungsempfehlungen in diesem Zusammenhang feststellen und evaluieren. Grundlage ist die internationale und langjährige Erfahrung von CGI als weltweiter IT-Dienstleister.

 

Co-Autor: Thomas Jepp, Director Financial Serives, CGI

 

Über diesen Autor

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Maximilian Steinert

Lead Consultant Payments, Compliance und Regulatorik

Maximilian Steinert ist seit März 2017 bei CGI tätig und als Lead Consultant im Bereich Financial Services mit den Schwerpunkten Payments, Compliance und Regulatorik aktiv. Mit seinem juristischen Background verbindet Maximilian Steinert gezielt Theorie und Praxis, indem er vor allem im ...

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