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Das „Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen“ – kurz Onlinezugangsgesetzes oder OZG - verpflichtet Bund und Länder ab Ende 2022 alle Verwaltungsleistungen auch elektronisch über Verwaltungsportale anzubieten.

Aus Sicht der Bürger und Unternehmen sind die Kommunen wesentliche Erbringer von Verwaltungsleistungen. Der Erfolg des OZG entscheidet sich damit nicht zuletzt bei der Umsetzung auf kommunaler Ebene. Wesentlich dafür ist, dass auch die internen Verwaltungs-prozesse digital-kompatibel ausgerichtet und entsprechende Werkzeuge (IT) daran angepasst werden. Nur so entsteht auch für die Verwaltung selbst ein Nutzen.

Der Medienbruch lauert in vielen Fällen direkt hinter dem Behördeneingang

Gegenwärtig werden große Anstrengungen unternommen, um die Schnittstelle zwischen Bürger und Verwaltung zu digitalisieren. Bereits vorhandene Verwaltungsportale werden weiter aufgerüstet und wachsen zu einem Portalverbund zusammen. Bürger und Unternehmen sollen über zentrale Nutzerkonten auf alle Leistungen des Portalverbundes zugreifen können – natürlich und insbesondere auch auf die der Kommunen. Gerade jetzt in der aktuellen Pandemie-Situation eine riesige Herausforderung.

Die zu erbringenden Verwaltungsleistungen sind breit gefächert und der interne, dem Antragsteller verborgene Aufwand dafür differiert stark: Auf der einen Seite stehen relativ einfache Auskünfte und Bescheinigungen, die durch automatisierbare Abfragen und Abgleiche von Registern und Datenbanken erstellt werden können. Auf der anderen Seite gibt es Genehmigungen, die unter fallspezifischen Auflagen und Anordnungen erteilt werden und im Vorfeld komplexe Beteiligungsverfahren durchlaufen müssen. Beispiele dafür sind Anträge für Aufgrabungen, Baustellen und andere Sondernutzungen, die im öffentlichen Straßenraum stattfinden sowie damit einhergehende verkehrsrechtliche Anordnungen. Hierfür müssen oft behördenübergreifende Beteiligungsverfahren (Verkehr, Versorger, Sicherheit,…) organisiert und Daten ausgetauscht werden  ̶  schon um räumlich-zeitliche Kollisionen zu vermeiden. Im Ergebnis liegen Stellungnahmen, Auflagen und z.T. handschriftlich kommentierte A0-Pläne vor. Die für solche Aufgaben etablierten Prozesse, Kommunikationswege, Tools und Fachverfahren sind eingespielt, jedoch nicht durchgehend digital ausgerichtet und nur unzureichend miteinander verzahnt; in die Jahre gekommene Altverfahren können oft gar nicht mit vertretbarem Aufwand angepasst werden. Auch wenn die hohe Zahl der Anträge hier unbedingt für Online-Beantragungen über Self-Service-Portale spricht: bei der alleinigen Digitalisierung der Schnittstelle zum Antragsteller lauert der Medienbruch in vielen Fällen direkt hinter dem Behördeneingang.

Die Digitalisierung der internen Fachprozesse ist wesentlich für den Erfolg

Um den Anforderungen des OZG gerecht zu werden und gleichzeitig in der Verwaltung selbst davon zu profitieren, ist es deshalb erforderlich, interne Prozesse auf den Prüfstand zu stellen, aufeinander abzustimmen und ggf. neu zu konzipieren. Gleichzeitig müssen die technischen und organisatorischen Voraussetzungen für Medienbruchfreiheit und Vernetzung geschaffen werden. Der Teufel steckt hier wie so oft im Detail. Handschriftliche Eintragungen auf A0-Plänen müssen durchgehend vermieden werden. Input aus - weiterhin zulässigen! -  analogen Eingangskanälen muss sinnvoll in den Prozess einfließen. Fachverfahren müssen um Zusatzfunktionen und Schnittstellen erweitert oder gänzlich abgelöst werden. In diesem Fall müssen unter Umständen Alt-Daten migriert werden. Nicht zuletzt müssen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf die Veränderungen vorbereitet und von den Vorteilen einer neuen Arbeitsweise überzeugt werden.

Im Resultat wird die Antragsbearbeitung effektiver, schneller und die Ergebnisse zuverlässiger. Zusätzlich können die digital verfügbaren Informationen an anderer Stelle innovativ und nutzbringend für alle eingesetzt werden und aktuell existierende Datensilos überwunden werden. So können beispielsweise aktuelle Daten zu Sondernutzungen im Straßenraum (s.o.) als wertvolle Zusatzinformationen in Mobilitätsportale einfließen.

Im günstigen Fall gibt somit die Zielvorgabe „OZG-Konformität“ einen kräftigen Impuls in Richtung Modernisierung der Verwaltungsabläufe und weitere Digitalisierung der internen und behördenübergreifenden Verfahren. Wie groß der Handlungsbedarf – nicht nur bei den kommunalen Verwaltungen – derzeit noch ist, zeigt eine Untersuchung unter Beteiligung von CGI am Beispiel der Landesverwaltungen.

Externer Partner für ganzheitliche Digitalisierung

Die von den Verwaltungen initiierten komplexen Transformations-Projekte sind oft nur mit externer Unterstützung zu bewältigen. Als interdisziplinärer, breit aufgestellter IT-Dienstleister bietet CGI sowohl im OZG-Umfeld als auch für konkrete Transformations-Projekte (IT + Organisation) alle hierzu nachgefragten Dienstleistungen an: vom Anforderungs- und Projektmanagement über Konzeption, Implementierung bis hin zum Geschäftsprozess- und Veränderungsmanagement. CGI ist dabei auf allen Ebenen der Verwaltungen erfolgreich aktiv und bei einer Vielzahl von Behörden zuverlässiger Partner bei der Planung und Umsetzung einer ganzheitlichen Digitalisierung  ̶  so auch im Bereich Neuausrichtung komplexer Genehmigungsprozesse für Sondernutzungen jeglicher Art im öffentlichen Raum, wie zum Beispiel in einem aktuellen Projekt für eine große Kommunalverwaltung.

Dabei ist immer im Fokus, dass die Vorteile aus der digitalen Kommunikation mit den Bürgerinnen und Bürgern nicht innerhalb der Behörde auf der Strecke bleiben!

 

Über diesen Autor

Olaf Jahn

Olaf Jahn

Senior Consultant

Olaf Jahn berät seit über 20 Jahren Kunden im öffentlichen Bereich und in verschiedenen Industrien bei der Einführung von IT-Lösungen. Dabei widmet er sich insbesondere dem Prozess- und Anforderungsmanagement und übernimmt Schnittstellenfunktionen zwischen Business und IT. Im Fokus steht immer, den Kunden bei der ...

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