Der erfolgreiche Start der Intelligent Automation Journey

Obwohl nicht ganz neu, erlebt RPA (Robotic Process Automation) in den letzten Jahren einen starken Hype. Tatsächlich hat es sich als gängiges Tool und Wegbereiter für intelligente Automatisierung etabliert. Entgegen der ersten Vermutung handelt es sich bei RPA jedoch nicht um Roboter im klassischen Sinn, sondern um Software – oft auch Software-Roboter genannt.

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen wird mit RPA einfacher denn je: nicht-invasiv werden Routinen über die Benutzeroberflächen automatisiert. Ein Low-code/No-code Ansatz erspart aufwendige Programmierung oder kostspielige Schnittstellen in Backend-Systemen. RPA-Toolanbieter gestalten den Einstieg in die Automatisierung mit RPA einfach und werben mit einem Return of Invest bereits nach wenigen Monaten. Der Mehrwert, den die Technologie bringt, ist unumstritten: Mitarbeiter werden von unmotivierenden Routine-Aufgaben befreit und können sich auf kreative Aufgaben fokussieren und auf solche, die soziale/emotionale Intelligenz, menschliches Einschätzungsvermögen und komplexe Entscheidungsvorgänge benötigen. Die Ausführung der Prozesse erfolgt durch den Software-Roboter schnell, zuverlässig, in hoher Qualität und zu hoher Kundenzufriedenheit. Die Skalierbarkeit der „digital workforce“ kann flexibel in Abhängigkeit der jeweils aktuellen Nachfrage erfolgen.

Als Treiber der digitalen Transformation ist RPA seit einigen Jahren ein vielverwendeter Begriff, dicht gefolgt von Intelligent Automation und nicht zuletzt Hyperautomation. Laut Gartner ist Robotic Process Automation seit den letzten Jahren die am schnellsten wachsende Enterprise Software. Dieser Trend konnte nicht einmal durch die wirtschaftlichen Herausforderungen durch Covid-19 geschwächt und das Wachstum nicht verlangsamt werden. In Teilen haben die durch Covid-19 entstandenen Herausforderungen durch z.B. gestiegene Online-Aufträge oder hohe Stückzahlen von Kreditstundungen auch erst die Nachfrage nach RPA Lösungen beschleunigt. Gartner sagt für RPA Software im Jahr 2021 einen weltweiten Umsatz in Höhe von fast 2 Milliarden Dollar voraus.¹  Der Trend bekommt noch eine weitere Dimension: Bis 2022 werden 65% der Organisationen, die Robotic Process Automation im Einsatz haben, auf weiterführende Technologien wie Artificial Intelligence, Machine Learning and Natural Language Processing setzen.²

Wer die Erfolgsgeschichten der Medien mitverfolgt, erkennt schnell, dass RPA großes Potential bietet. Wirtschaftliche Schwankungen, insbesondere auch durch die Covid-19 Krise, bringen in vielen Sektoren hohen Einsparungsdruck auf. Durch die Verschlankung, Vereinfachung und Automatisierung zeitaufwendiger Routinen kann man diesem gerecht werden, ohne auf Mitarbeiter oder neue Geschäftschancen verzichten zu müssen. Immer mehr Toolanbieter treten im Intelligent Automation-Bereich auf, und alle haben eine Gemeinsamkeit: Sie lassen den Einstieg in die Automatisierung von Routinen denkbar einfach erscheinen. Beginnend mit einfachen Prozessen, automatisiert mit RPA, ist ein Proof-of-Concept schnell umgesetzt. Danach folgt die Skalierung und die Weiterentwicklung Richtung Intelligent Automation.

Der erste Schritt liegt nahe: ein Prozess, der schon seit langem ein Dorn im Auge ist, soll direkt als Pilot für RPA dienen. Doch nicht in jeder Situation ist es ratsam, sich direkt auf den erstbesten Prozess festzulegen. Wichtiger als ein Proof-of-Concept wäre ein Proof-of-Value und die Definition einer Vision, wo es in der Intelligent Automation-Reise hingehen soll. Das beinhaltet:

• Ein gemeinsames Begriffsverständnis: Neue Begriffe und Tools entstehen fast täglich neu, die Technologie entwickelt sich schnell weiter. 
  Was bedeutet RPA, was bedeutet es in unserem Unternehmen? Wie ist die Abgrenzung zu Intelligent Automation oder Hyperautomation? Wie spielen RPA, IA und AI wirklich zusammen? 

• Ein gemeinsames Zielverständnis: Automatisierungs-Initiativen kommen oft aus Silos heraus, ohne integrierte Strategie. Das macht eine spätere Skalierung besonders herausfordernd. Was ist unsere Erwartungshaltung? Wie definieren wir „Erfolg“ für uns? Wie passt das Thema in unsere Unternehmensvision und unsere Digitalisierungsstrategie?

• Die richtige Auswahl und Planung des Pilotprojektes: Ein Proof-of-Concept muss überzeugen, um Zustimmung sowohl auf Führungsriegen als auch der Mitarbeiter zu bekommen. Dabei sind Prozesse nur in seltenen Fällen wirklich einfach, routiniert, repetitiv und stabil.Welchen Schmerz sollte die Automatisierung lindern? Welche Prozesse sind wirklich geeignet? Wo ist eine vorweggehende Optimierung des Prozesses sinnvoll? Wie erkenne ich die “Low-Hanging-Fruits”?

• Onboarding der richtigen Stakeholder: Das operative Prozesswissen sitzt beim Mitarbeiter. Dieser muss stark eingebunden werden, ohne das Gefühl zu bekommen „wegautomatisiert“ zu werden. Die Zusammenarbeit von Fachbereich und Unternehmens-IT muss gut und auf Augenhöhe funktionieren, Wen brauchen wir, um unser Vorhaben erfolgreich zu machen? Wie können wir diese Parteien überzeugen? Wie sieht die Verteilung der Aufgaben und Verantwortlichkeiten zwischen Fachbereich und Unternehmens-IT aus?

• Skalierungs-Strategie: Bereits zu Beginn sollten die Voraussetzungen für die Skalierung eines erfolgreichen Pilotprojektes klar sein. Um von einem Piloten zu einer „RPA Factory“ zu kommen, sollten die Faktoren Mitarbeiter und laufender Betrieb frühzeitig geplant werden. Wie möchten wir RPA Use Cases sammeln (Bottom-up oder Top-Down)? Wie möchten wir unsere Mitarbeiter in die Initiative einbinden? Möchten wir das Wissen in unserem Unternehmen aufbauen, oder setzen wir auf eine Near-/Offshoring Lösung? Was erfordert der laufende Betrieb der Software-Roboter? Wie kann ein Governance Setup aussehen?

Der Intelligent Automation Day von CGI stellt eine Möglichkeit dar, in einem Ein-Tages-Workshop die Grundlage, Vision und die ersten Schritte auf der Intelligent Automation-Reise zu planen. Auf der Grundlage einer fragebogenbasierten Voranalyse unterstützt ein Expertenteam am Workshop-Tag im Design Thinking Format dabei, die oben genannten und weitere Fragestellungen gemeinsam mit Ihnen zu beantworten.

• Benchmarking - Marktrends, Technologieentwicklungen, Branchentrends
• „Automation Readiness Assessment“ – Bereitschaft des Unternehmens und der Prozesse für Automatisierung
• Inspiration und Identifizierung möglicher Pilotprojekte
• Erarbeitung der ersten Schritte zum erfolgreichen Pilotprojekt, gemeinsam mit den wichtigen Stakeholdern

Dieser Ansatz ist bei unseren Kunden im Manufacturing und Public Sektor erfolgreich eingesetzt worden, um schnelle Erfolge im Bereich Mitarbeiter Onboarding und Rechnungsprüfung zu identifizieren und umzusetzen.
Der Intelligent Automation Day bietet die Chance, schnell und strategisch planend in eine erfolgreiche Automation Journey zu starten. Einzige Voraussetzung für die Planung des Workshoptages ist die bewusste Entscheidung für den Einstieg in Intelligent Automation und die Benennung der Stakeholder. Nach dem Intelligent Automation Day folgen die gemeinsame Planung der ersten Piloten sowie weitere Workshops zur Festigung, Planung und Umsetzung der Intelligent Automation Strategie.

Bei Interesse, Fragen oder Anregungen freuen wir uns auf Ihre Email an munichrobotics@cgi.com.

Besuchen Sie unsere Webseite https://www.cgi.com/de/de/intelligent-automation/rpa und lernen Sie mehr über typische Use Cases für Intelligent Automation und Prozessoptimierung bis hin zum strategischen Vorgehen zur erfolgreichen Skalierung.

¹ Gartner Says Worldwide Robotic Process Automation Software Revenue to Reach Nearly $2 Billion in 2021

² Move Beyond RPA to Deliver Hyperautomation