Agile Teams arbeiten am besten gemeinsam vor Ort. Das ist allerdings oft unmöglich, da häufig nicht alle Experten an einem Ort präsent oder an einem anderen Standort günstiger verfügbar sind. Aus diesem Grund sind Teams oft über mehrere Standorte oder sogar Länder verteilt. Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit ein verteiltes agiles Team effizient zusammenarbeitet? Das erfahren Sie am Beispiel eines agilen MS-Azure-Entwicklungsprojektes in der Automobilindustrie, bei dem mit einem verteilten Team die Projektziele erfolgreich erreicht wurden.

Mit passendem Projekt-Set-up die Erfolgsgrundlage schaffen

Der allgemeine Projektmanagementgrundsatz, dass das Projekt-Set-up die Basis für den Projekterfolg ist, gilt auch bei agilen Projekten mit verteilten Teams: Eine klare Zielvision und eindeutige Anforderungen, klar definierte Rollen und Aufgaben, effiziente Kommunikation und ausreichend Ressourcen sind erfolgsentscheidend. Im Beispielprojekt wird SCRUM verwendet, eine agile Methode zum Managen von Projekten. Sie basiert auf einem iterativen, in kleinen bis kleinsten Schritten ablaufenden (inkrementellen) Vorgehen in Form von Sprints (Arbeitsabschnitten). Das Projektteam besteht aus den in SCRUM definierten Rollen mit eindeutigen Aufgaben: ein Product Owner für das Anforderungsmanagement auf Kundenseite, ein CGI SCRUM Master für das Projekt- und Methodenmanagement und das CGI DevTeam für die Entwicklung mit einem Softwarearchitekten in Deutschland sowie drei Entwicklern in Litauen (Nearshore).

Essenziell für den Erfolg in dieser Konstellation ist, dass die agile Methode möglichst konsequent umgesetzt wird. Dazu gehört ein stabiles Team, in dem alle gerne arbeiten, sich voll integriert und wichtig fühlen. So kann das Team gemeinsam wachsen, die Arbeit untereinander organisieren, Verantwortung übernehmen und Vertrauen ausbauen. Die gemeinsame klare Produktvision ermöglicht es dem Team, über die bekannten Anforderungen hinauszudenken und neue Anforderungen innerhalb eines Sprints von zwei Wochen umzusetzen, zu testen, zu dokumentieren und bereitzustellen. Wichtig ist außerdem, dass das agile Mindset täglich gelebt und gefördert wird. Es umfasst Flexibilität, Offenheit, regelmäßige Überprüfung der Ergebnisse, kontinuierliche und detaillierte Anpassung der Anforderungen, kontinuierliches Lernen aus den Erfahrungen, gegenseitiges Unterstützen und vor allem Transparenz.

Transparenz schaffen und Kommunikation verbessern

Eine offene und transparente Kommunikation ist ebenfalls von grundlegender Bedeutung und sollte von allen Beteiligten eingefordert und gefördert werden. Dazu gehört das permanente selbstständige Hinterfragen innerhalb des DevTeams sowie gegenüber dem Product Owner und Scrum Master, ungeachtet der räumlichen Distanz und über alle verfügbaren Kommunikationswege. Basis ist das Vertrauen, dass es keine falschen Fragen gibt. Dieses wird erfahrungsgemäß vor allem durch positives Feedback von Kunden und Teamkollegen zur Fragekultur bei den Retrospektiven gefördert.

Ideen austauschen und visualisieren

Besonders herausfordernd ist der Projektbeginn, wenn Architekturszenarien und Workflows diskutiert werden. Die damit meist einhergehende Komplexität lässt sich gut mit einem digitalen Whiteboard meistern. Idealerweise steht ein solches – alternativ ein iPad oder Surface - an jedem Standort zur Verfügung. Die Geräte können über eine entsprechende App (wie beispielsweise Whiteboardfox, Webex, MS OneNote) verbunden werden, sodass alle Beteiligten ihre Ideen und Anmerkungen live in die gerade diskutierte Skizze einfügen können.

Offene Fragen und Informationen austauschen

Mit einer vom ganzen Team akzeptierten Chat-Lösung und selbst definierten Channels können Information und Fragen schnell und einfach geteilt werden. Bei Bedarf verabreden sich die Teammitglieder darüber hinaus zu Abstimmungsmeetings per Telefon- oder Videokonferenz. Natürlich ist der Griff zum Telefon, das Eröffnen eines Chats oder das Posten einer Frage im Wiki eine höhere Hürde als kurz über den Tisch zu rufen. Mit den richtigen Kommunikationskanälen sowie einer vereinbarten bestmöglichen Erreichbarkeit und Offenheit aller Teammitglieder lässt sich das Risiko, dass Fragen nicht gestellt, falsche Annahmen getroffen oder Erkenntnisse nicht geteilt werden, jedoch auf ein sehr akzeptables Minimum reduzieren.

Da Product Owner in einem verteilten Umfeld nicht immer erreichbar sind, empfiehlt es sich, einen OpenQuestion-Abschnitt im Wiki einzurichten. Das DevTeam priorisiert offene Fragen auf der Einstiegsseite nach Dringlichkeit. Sobald eine Frage beantwortet wurde, archiviert das Team sie an geeigneter Stelle und lässt sie direkt in die operative Arbeit einfließen.

Videokonferenzen für tägliche Besprechungen nutzen

Für tägliche Teambesprechungen wie „Daily“ und Abstimmungen hat sich eine Videokonferenzlösung bewährt, bei der die Videofunktion bewusst genutzt wird. Anders als bei einer Telefonkonferenz sind somit Körpersprache und Mimik als hilfreiche Informationen sichtbar: Denkt der Kollege noch nach oder hat er die Frage nicht gehört? Ist er wirklich einverstanden – oder doch skeptisch? Nachdem es anfangs etwas merkwürdig war, sich selbst im Chat zu sehen, stärkte das dadurch viel persönlichere „Daily“ gleichzeitig das Teamgefühl.

Agiles Arbeiten mit kurzen Zyklen und passenden Tools unterstützen

Beim agilen Arbeiten empfehlen sich kurze, maximal zweiwöchige Sprints. Dadurch lassen sich Ergebnisse transparent und zeitnah austauschen sowie Prioritäten häufig genug überprüfen. Beim Sprintwechsel wird ein Arbeitsabschnitt mit dem Review und der Retrospektive abgeschlossen und der Nächste mit dem Refinement und Sprint Planning begonnen. Dabei hat sich gezeigt, dass sich regelmäßige physische Meetings mit dem gesamten Team sehr positiv auf Team, Projekt und Ergebnisse auswirken. Für jeden zweiten Sprintwechsel trifft sich daher das gesamte Team in Leinfelden. Die Sprintwechsel dazwischen werden online durchgeführt. Das gilt auch für die anderen Arbeitsschritte: Eine vorbereitete Review Page im Wiki dient als Gesprächsleitfaden und Dokumentation für das Review. Für die Retrospektive wird am Ende eines jeden Sprints MS Azure DevOps Team Retrospective genutzt. Analog dazu erfolgen Refinement und Planning Poker, bei dem die Aufwände von Anforderungen mit Spielkarten geschätzt werden, sowie das Sprint Planning in MS Azure. Die gängigen Steuerungsgrößen sind jederzeit für alle in einem Dashboard verfügbar.

Fazit: Passendes Set-up, konsequentes Umsetzen agiler Methoden und geeignete Tools sind Erfolgsfaktoren

Ein agiles Projekt lässt sich mit einem verteilten Team erfolgreich durchführen, wenn die Grundlagen mit dem passenden Projekt-Set-up geschaffen werden und die agile Methode konsequent umgesetzt wird. Dabei sind eine entsprechende Mitarbeiterführung und geeignete Tools essenziell. Darüber hinaus hat die Erfahrung der vergangenen acht Monate gezeigt, dass neben positivem Feedback und Erfolgserlebnissen ein kurzes Video, ein Bild oder ein Kommentar die Motivation und den Teamspirit stärken – auch in stressigen Situationen. Tools und Methoden können den Austausch, das Gefühl von Nähe und den Spaß bei der Arbeit in verteilten Teams überraschend und erfreulich wirkungsvoll unterstützen. Das wiederum hat einen direkten Einfluss auf die Performance des Teams und somit auf den Erfolg des Projekts. Also: Keine Angst vor großen Entfernungen – agil geht trotzdem!

Über diesen Autor

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Karen Seifried

Executive Consultant

Karen Seifried ist seit 2005 bei CGI in internationalen Projekten für Kunden im Sektor Automotive, Maschinenbau und Pharma tätig. Sie betreut vor allem Projekte in den Bereichen Softwareentwicklung und Data Analytics. Als Projektleiterin ist sie End-to-End verantwortlich für die Konzeption, die Erstellung, das Testing ...

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