Seit dem Ausbruch der COVID-19-Pandemie stehen Krankenhäuser, Kliniken und Ersthelfer vor der großen Herausforderung, eine hohe Zahl an Patienten zu versorgen. Durch den Mangel an medizinischen Geräten, Medikamenten, persönlicher Schutzausrüstung (PSA) und Personal wird diese Situation zusätzlich verschärft. Mit der zunehmenden Verbreitung des Virus greifen immer mehr Akteure im Gesundheitswesen zu digitalen Innovationen, um schnell auf die neuartigen Herausforderungen im Zuge der Krise reagieren zu können.
Angesichts schnell steigender Patientenzahlen machte sich ein schwedisches Krankenhaus auf die Suche nach Möglichkeiten, um Prozesse effizienter zu gestalten, die Ausbreitung von COVID-19 einzudämmen und die Sicherheit aller Personen im Krankenhaus zu verbessern, einschließlich Menschen in Hochrisikogruppen sowie des Personals. Hierzu wandte sich das Krankenhaus an seinen langjährigen Digitalisierungspartner CGI, um innerhalb kürzester Zeit Lösungen für die anstehenden Herausforderungen zu erarbeiten und umzusetzen sowie Maßnahmen und Initiativen mit einer längerfristigen Perspektive anzustoßen.

Herausforderungen in Chancen verwandeln

In Studien wurde nachgewiesen, dass das Pflegepersonal in schwedischen Krankenhäusern rund zwei Drittel der Zeit mit administrativen Aufgaben verbringt. Somit verbleibt nur ein Drittel für die Pflege von Patienten. Angesichts der aktuellen Krise gilt es jetzt mehr denn je, diese Zeitaufteilung umzukehren.
In den vergangenen Jahren hat CGI gemeinsam mit dem Krankenhaus eine Reihe von Initiativen im Bereich der robotergestützten Prozessautomatisierung (RPA) auf den Weg gebracht. Dank dieser Maßnahmen sparen die Mitarbeiter ca. 2000-3000 Arbeitsstunden jährlich ein, die sie mit anderen Aufgaben verbringen können. So kann das Krankenhaus eine bessere Versorgung der Patienten sicherstellen und dem Personal gleichzeitig ein optimaleres Arbeitsumfeld bieten. Da die Krankenhauskapazitäten aufgrund der Pandemie immer weiter ausgereizt werden, gilt es weitere Optimierungspotenziale auszuloten, ohne dabei Abstriche in puncto Qualität, Sicherheit, Datenschutz und Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften machen zu müssen.

Verbesserte Prozesse zur Eindämmung von COVID-19

Aufgrund der langjährigen Zusammenarbeit hatten die Experten von CGI bereits einen umfassenden Überblick über die Prozesse und Systeme des Krankenhauses. Dank der agilen Zusammenarbeit mit dem Krankenhauspersonal ist es den Experten von CGI in kürzester Zeit gelungen, drei RPA-Prozesse zu ermitteln, die für COVID-19 von Relevanz sind. Von der Konzeptionierung bis hin zur Entwicklung hat es gerade einmal zwei bis drei Wochen gedauert. Die Lösungen wurden unter Einhaltung der geltenden Datenschutz- und Sicherheitsbestimmungen sowie in Einklang mit den gesetzlichen Anforderungen für Gesundheitsdaten entwickelt. CGI und die Experten des Kunden evaluieren die Lösungen kontinuierlich, um ein Höchstmaß an Sicherheit bezüglich der Patienten- und Mitarbeiterdaten zu gewährleisten. Diese Prozesse umfassen:

  • Bereitstellung von Informationen zu COVID-19 für Krankenhausbesucher per SMS vor einem geplanten Termin
    Informationen (inkl. Uhrzeit des Termins sowie zur Krankenhausabteilung) werden aus den verschiedenen Datenbanken des Krankenhauses abgerufen und es wird eine standardisierte Textnachricht an alle Patienten mit relevanten Hinweisen rund um COVID-19 versendet. Mithilfe dieser Lösung soll die Anzahl an nicht kritischen Besuchen reduziert und eine weitere Verbreitung von COVID-19 eingedämmt werden. Personen mit Atemwegsbeschwerden wird geraten, von einem Krankenhausbesuch abzusehen. Darüber hinaus können im Vorfeld abgesagte Termine entsprechend berücksichtigt werden, sodass das Krankenhauspersonal die frei gewordene Zeit besser für Patienten einplanen kann, die dringend Hilfe benötigen.
     
  • Kommunikation der COVID-19-Testergebnisse
    Der Prozess sammelt automatisch Daten zu COVID-19-Testergebnissen aus unterschiedlichen Datenbanken und benachrichtigt die Patienten per Textnachricht, E-Mail, Pager oder DECT-Nachricht (Digital Enhanced Cordless Telecommunications). Dank dieses automatisierten Prozesses können die Testergebnisse schnell und einfach an die Betroffenen weitergegeben werden und die Sicherheit der Patienten und Mitarbeiter im Krankenhaus wird gesteigert.
     
  • Zeitnahe Kontaktverfolgung bei Patienten und Krankenhauspersonal
    Die Kontaktverfolgung ist eine wichtige Maßnahme zur Eindämmung von COVID-19 und hilft Behörden bei der Festlegung weiterer erforderlicher Maßnahmen. Informationen zu COVID-19-Fällen werden aus unterschiedlichen internen Systemen gesammelt, sodass Gefährdungen für Krankenhauspersonal, Hilfskräfte, Patienten und Abteilungen mit hohem Risikopotenzial stets im Blick behalten werden können. Dank dieser Lösung können Infektionen besser nachverfolgt und mögliche Ansteckungsgefahren reduziert werden.

So kann die Abwicklungszeit um bis zu 95 % verkürzt werden und das Krankenpersonal gewinnt in den nächsten sechs Monaten bis zu 2.000 Arbeitsstunden dazu, die in wertschöpfende Aufgaben sowie in die Behandlung von Patienten investiert werden können.

Neugestaltung der Prozesse für die Zeit nach der Pandemie

In den kommenden Wochen wird das Krankenhaus in Zusammenarbeit mit CGI an weiteren RPA-Projekten arbeiten, um administrative Aufgaben mehr und mehr zu automatisieren und so mehr Zeit für die Patientenpflege freizumachen. Dabei werden die folgenden Prozesse unter die Lupe genommen:

  • Veröffentlichung der Laborergebnisse in verschiedenen Systemen und Abteilungen
  • Aktualisierung des Qualitätsregisters
  • verbesserte Registrierung für Videosprechstunden
  • vereinfachte Verarbeitung von Krankmeldungen des Personals
  • Verwaltung der Überweisungen von Krankenhauspersonal, das auf COVID-19 getestet wurde

Mithilfe der RPA-Lösungen unterstützt CGI das schwedische Krankenhaus dabei, schnell auf die neuen Herausforderungen im Zuge der Pandemie zu reagieren und dem Krankenhauspersonal langfristig auch nach der Pandemie mehr Zeit für Aufgaben am Patienten einzuräumen.

Auch in Deutschland verfügen wir über zahlreiche Experten im Bereich Automatisierungslösungen sowie jahrelange Erfahrung in der Betreuung des Gesundheitssektors. Fragen Sie uns!

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