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Maximale Flexibilität bei Projekten im öffentlichen Bereich? Kein Problem!

Projekte im öffentlichen Bereich unterliegen strikten Vorgaben, konkreten Abnahmemengen und engen zeitlichen Linien. Bedingt durch die Herausforderungen in der aktuellen Krise  ̶  wie z.B. dass ein Arbeiten vor Ort nicht mehr möglich war, Neuorganisation von Projektteams, mangelnder Zugriff auf IT des Kunden, Verschiebung bzw. Anpassung von geplanten Meetings, Beantragung von Sonderberechtigungen zum Betreten der Liegenschaften in Einzelfällen und vieles mehr  ̶  galt es innerhalb kürzester Zeit für einen Kunden im öffentlichen Bereich ein krisenfestes Projektmanagement zu initiieren. Dazu wurden  mit allen Betroffenen in einem ersten Schritt Workshops veranstaltet. Schwerpunkt war die Analyse der Auswirkungen aufgrund der Einschränkungen seitens COVID-19 auf das Projekt und somit die Entscheidung, ob das Engagement fortgesetzt oder gestoppt wird. Im vorliegenden Fall haben wir uns für eine Fortführung entschieden. 

Gründe hierfür waren:

  • eine weitreichende Unterstützung durch die Projektleitung auf Kundenseite
  • klare Benennung von Prioritäten (andere Verpflichtungen wurden zeitlich verschoben)
  • Anpassung der Projektorganisation und der Organisationstrukturen an die neuen  Rahmenbedingungen (Commitment zum Arbeiten im Homeoffice)
  • Bereitstellung benötigter Ressourcen wie Laptops und Fernzugänge

Anschließend folgte die wichtigste Phase: die Definition der weiteren Vorgehensweise. Inhalt war die Anpassung der Meilensteinpläne an die aktuellen Gegebenheiten, was zu einer Streckung des Projektverlaufs führte. Die Liefergegenstände wurden umfangstechnisch adaptiert  ̶  Möglichkeiten hierfür bestanden durch eine flexible Vertragsgestaltung, die es gestattete, in Ausnahmesituationen Deadlines zu verschieben.
Im Sinne eines holistischen Ansatzes und der Betrachtung aller Lösungswege wurden in diesem Prozess sämtliche Mitarbeiter auf beiden Seiten miteinbezogen. Gleichzeitig haben wir zusammen mit dem Kunden Bedingungen festgelegt, die beschreiben, wie nach der Krise ins “übliche“ Projektgeschäft gewechselt werden kann. Wir verständigten uns darauf, eine separate Dokumentation für die Krisenzeit zu erstellen. Diese dient als Basis für einen harmonischen Wechsel und beinhaltet “Lessons Learned“.

Unsere Antwort auf Corona

Zum Schutz aller Projektbeteiligten einigten wir uns auf die Verwendung moderner Kommunikationstechnologien, die ein Remote-Arbeiten ermöglichen. Physische Meetings wurden soweit möglich auf ein Minimum beschränkt. Als ein Ergebnis der reifenden IT-Konsolidierung des Bundes konnte auf den Videotelefonie-Dienst von Webex umfangreich zurückgegriffen werden (intern sowie extern). Im betrachteten Szenario zeigte die Online-Durchführung aller Schritte im agilen Projektmanagement (vom Sprint Planning bis zum Sprint Review) großen Erfolg. Die Qualität blieb dabei auf einem gleichbleibend hohen Niveau.
Gemeinsam verwendete Dokumente konnten über das Content Management von Microsoft SharePoint genutzt und bearbeitet werden. Zur Verdeutlichung des Projektfortschrittes und Zuteilung der jeweiligen Arbeitspakete wurden für die Atlassian Produkte wie Jira und Confluence Zugänge für den Kunden beantragt. Damit schufen wir die Gelegenheit, Zugriff auf die wichtigsten Daten zu erhalten und ggf. Verbesserungsvorschläge zu unterbreiten. Darüber hinaus war es möglich, die Groupware BSCW gemeinsam mit Kunden zu nutzen. Dies hat den Vorteil, auf bereits gewonnene Erkenntnisse von anderen Dienstleistern in dem Kontext zurückzugreifen. Der Zugriff auf besonders geschützte Daten konnte durch die Verwendung der Hard- und Software Architektur nach SINA Richtlinien verwirklicht werden.

Unser Projektmanagement in der Krise

Ziel der Anpassungen war es, das Projekt trotz der großen Herausforderungen zum Erfolg zu führen – schnelles Handeln und eine ausgeprägte Hands-On-Mentalität ermöglichten uns, auf die veränderten Rahmenbedingungen zu reagieren.
Ausführliche Handlungsweisungen existierten im Vorfeld nur in eingeschränkter Form, somit bezog man sich auf Best Practices und Erfahrungswerte aus früheren Krisen. Bei der Erstellung des Projektmanagement-Handbuches bot sich die Einführung eines Extra-Kapitels an, in dem sämtliche Resultate und Erkenntnisse der Krise für die Fortführung von Projekten festgeschrieben werden. Ein regelmäßiger Austausch mit unserem Kunden bezüglich veränderter Vorgaben war damit bei jedem Jour Fixe gegeben.

Unser Fazit

Durch die Anwendung der oben beschriebenen Maßnahmen war es möglich, das Projekt weiter fortzuführen bei gleichzeitiger Wahrung des Schutzes aller Beteiligten. Aufgrund der veränderten Rahmenbedingungen waren wir gezwungen, pragmatisch und gleichzeitig weitsichtig zu handeln und schafften es durch

  • offene Kommunikation (regelmäßige Meetings)
  • den Einsatz moderner Kommunikationstechnologien und
  • vor allem auch durch eine positive Herangehensweise aller Beteiligten

den Herausforderungen erfolgreich zu begegnen und als krisenfester Partner zu jeder Zeit und in jeder Situation an der Seite unserer Kunden zu stehen.

Respond. Rebound. Reinvent.
Vertrauen Sie auf uns, wenn es darum geht, gemeinsam mit Kunden praktische Lösungen zu entwickeln, um komplexe Herausforderungen zu lösen. Während der Pandemie helfen unsere Experten vor Ort in über 400 Niederlassungen gemeinsam mit unseren globalen Ressourcen ihren Kunden, um auf beispiellose Herausforderungen zu reagieren, sich effektiv zu erholen und Arbeitsweisen neu zu erfinden. Wir fühlen uns verpflichtet, unsere Kunden und die Gesellschaft, in der wir leben und arbeiten, zu unterstützen. Mehr hierzu erfahren Sie unter de.cgi.com/3R oder unter cgi.com/3R.