Gezielte Modernisierung in Behörden schafft Spielraum für Innovationen

Die Digitale Transformation macht auch vor dem Öffentlichen Sektor nicht Halt. Ämter und Behörden haben damit begonnen, vorhandene Applikationen und Prozesse zu erneuern und mit innovativen Technologien zusätzliche bürgernahe Lösungen zu entwickeln.

Die Digitale Agenda der Bunderegierung verfolgt ein klares Ziel: Die Autonomie und Handlungsfähigkeit der Informationstechnik in den Behörden soll gestärkt und ausgebaut werden. Das Leitmotiv dabei ist der „innovative Staat“, der die Effektivität der Öffentlichen Verwaltung sichert, sowie einfach zugängliche und verlässliche Services bereitstellt.

Dem gegenüber stehen die IT-Landschaften der öffentlichen Verwaltungen, die über viele Jahrzehnte hinweg gewachsen sind und nur eine geringe Integrationsfähigkeit für neue Anforderungen aufweisen. Darüber hinaus ist die eingesetzte Technologie häufig in die Jahre gekommen, wird oft nur noch von wenigen Mitarbeitern beherrscht und erzeugt hohe Betriebs- und Wartungskosten. Zudem wird beim Management der IT-Landschaft auf veraltete Architekturparadigmen und unzeitgemäße Vorgehensweisen bei der Weiterentwicklung der Systeme gesetzt. Die Folge: Viele IT-Abteilungen in den öffentlichen Verwaltungen können die Chancen und Möglichkeiten, welche die neuen Technologien und Methoden wie Cloud, Big Data oder Mobile Computing bieten, nicht nutzen. Dies ist insbesondere in kleineren und mittelgroßen Verwaltungen der Fall. Gesucht wird also ein systematischer und effizienter Modernisierungsansatz.

Altsysteme schrittweise in die neue IT-Welt überführen

Unsere Erfahrung aus einer Vielzahl von vielfältigen Modernisierungsprojekten im Öffentlichen Sektor belegt ganz klar: Mit einer systematischen, schrittweisen Modernisierung der IT und entsprechendem organisatorischen Umbau sind Ämter und Behörden in der Lage, ihre Kernsysteme zu „entschlacken“, mit neuen Lösungen zu verzahnen und innovativ durchzustarten.

Wir setzen in diesem Umfeld eine systematische Anwendungsanalyse ein, bei der sich oft zeigt, dass Ämter und Behörden bereits durch eine methodische Bereinigungen der vorhandenen Softwarepalette beträchtliche finanzielle Mittel freisetzen können, die sie gezielt für Innovation nutzen können. Altes wird dabei keineswegs komplett entsorgt: Die Altdaten werden nach anonymen Tests getrennt vom Legacy-System abgelegt und die aktuell nicht mehr benötigten Informationen stehen in einem Archiv für den Zugriff bereit. Durch diese Entlastung wird das Gesamtsystem transparent, agil und bereit für eine schrittweise Migration in eine sichere Cloud.

Kernfunktionalitäten innovativ ergänzen

Selbstverständlich ist nicht jeder Prozess und jede Anwendung für einen Umbau im Sinne der digitalen Transformation geeignet. Aber mit einer sorgsamen System- und Prozessintegration, der gezielten Einbeziehung von Cloud-Diensten und Beachtung aller gesetzlichen Vorgaben sind die wesentlichen Grundsteine gelegt. Das beweist der Einsatz der E-Akte, die die Bearbeitungskosten für Schriftstücke um mehr als 40 Prozent reduzieren kann. Eine mittelgroße Stadt kann damit einige Millionen Euro einsparen. Behörden und Ämter können durch den Einsatz neuer Technologien und modularer E-Government-Lösungen Prozesse um 30 bis 50 Prozent beschleunigen und die Durchlaufzeiten im optimalen Fall um bis zu 90 Prozent reduzieren.

Fazit: Die Bestands-IT muss kein unüberwindbares Hindernis auf dem Weg zur Digitalisierung sein. Allerdings verfügen viele Behörden nicht über ausreichend Know-how beziehungsweise Personal, um die Altsysteme zu überführen – zumal historisch gewachsene Alt-Verfahren und hochintegrierte Systeme das Prozedere vielerorts erschweren. Unterstützung finden Behörden in Beratungsunternehmen, die auf die Entwicklung von Strategien und die Umsetzung von Transformationsprozessen in der Öffentlichen Verwaltung spezialisiert sind.